Fünf Kennzahlen, die jeder Inhaber am Montagmorgen kennen sollte

Die Buchhaltung erzählt Ihnen, was im vergangenen Monat geschehen ist. Für Entscheidungen in dieser Woche kommt das oft zu spät. Fünf Zahlen reichen, um am Montagmorgen zu wissen, wo Ihr Betrieb steht. Eine blickt zurück, zwei beschreiben den Stand von heute, zwei schauen nach vorn.

Rückblick: Was die vergangene Woche verdient hat

1. Rohertrag der Vorwoche. Der Umsatz ist die bekannteste Zahl, aber nicht die aussagekräftigste. Er kann steigen, während Ihnen weniger bleibt. Das passiert etwa, wenn Sie mit Rabatten verkaufen oder teurer einkaufen. Besser ist der Rohertrag: Umsatz minus Wareneinsatz. Aus ihm bezahlen Sie Löhne, Miete und alle anderen Kosten.

Ein Beispiel mit angenommenen Zahlen: Ihr Betrieb braucht im Jahr 260.000 Euro Rohertrag, um alle Kosten zu decken. Das sind im Schnitt 5.000 Euro pro Woche. Brachte die Vorwoche nur 3.500 Euro, wissen Sie das am Montag und nicht erst mit der nächsten Monatsauswertung.

Dienstleister ohne Wareneinsatz ziehen vom Umsatz die eingekauften Fremdleistungen ab. Im Handwerk lohnt zusätzlich ein Blick auf die abgerechneten Stunden. Schwankt Ihr Geschäft stark mit der Saison, legen Sie für jeden Monat einen eigenen Wochenwert fest.

Stand heute: Geld auf dem Konto und offene Rechnungen

2. Frei verfügbares Geld. Der Kontostand allein täuscht, denn ein Teil davon ist schon verplant. Dazu zählt die Umsatzsteuer, die Sie nach Abzug der Vorsteuer ans Finanzamt zahlen. Dazu zählen auch Lohnsteuer und Sozialabgaben für Ihre Mitarbeiter. Ziehen Sie diese Beträge ab. Was übrig bleibt, steht Ihnen wirklich zur Verfügung. Einen Kreditrahmen notieren Sie getrennt, denn er ist geliehenes Geld.

3. Überfällige Forderungen. Notieren Sie, wie viel Geld Kunden Ihnen schulden, und zwar in zwei Zeilen. In die erste kommt die Summe aller offenen Rechnungen. In die zweite kommt der Teil, der mehr als 30 Tage über dem Zahlungsziel liegt. Diese zweite Zeile verdient Ihre Aufmerksamkeit. Je länger eine Rechnung offen bleibt, desto mühsamer wird es meist, das Geld zu bekommen. Wächst der Betrag zwei Wochen in Folge, greifen Sie zum Telefon. Schreiben Sie deshalb die drei größten säumigen Kunden mit Namen dazu. Dann wissen Sie sofort, wen Sie zuerst anrufen.

Ausblick: Was in den nächsten Wochen kommt

4. Zahlungen der nächsten 14 Tage. Schreiben Sie auf, was in den kommenden zwei Wochen sicher vom Konto abgeht: Löhne, Miete, Lieferantenrechnungen, Steuern, Kreditraten. Stellen Sie die Summe neben das frei verfügbare Geld. Reicht es nicht, bleiben Ihnen noch zwei Wochen, um zu handeln. Das genügt für ein Gespräch mit der Bank oder einige Mahnanrufe.

5. Neue Aufträge. Die ersten vier Werte beschreiben Geld. Der fünfte zeigt, ob Arbeit nachkommt. Je nach Betrieb zählen Sie neue Aufträge, abgegebene Angebote oder Vorbestellungen der Vorwoche. Im Handwerk eignet sich der Auftragsbestand in Wochen: Wie lange wären Ihre Leute mit den festen Aufträgen beschäftigt? Sinkt diese Zahl mehrere Wochen nacheinander, sehen Sie den Rückgang, bevor er im Umsatz ankommt.

Aus fünf Zahlen wird eine Gewohnheit

Nehmen Sie ein Blatt Papier oder eine einfache Tabelle: fünf Zeilen, eine Spalte pro Woche. Tragen Sie die Werte immer am selben Tag ein, aus denselben Quellen. Nach einigen Wochen erkennen Sie Muster, die eine einzelne Zahl nie zeigt. Eine schwache Woche ist ein Hinweis. Drei schwache Wochen in Folge sind ein Befund.

Die Quellen haben Sie meist schon. Umsatz und Wareneinsatz liefern Kassensystem, Warenwirtschaft oder Rechnungsprogramm. Den Kontostand zeigt Ihr Bankkonto, die Forderungen zeigt die Liste der offenen Posten. Vorbereiten kann die Liste auch jemand aus der Buchhaltung. Lesen und entscheiden sollten Sie selbst.

Legen Sie für jede Zeile eine Schwelle fest, die eine Handlung auslöst. Fällt das freie Geld unter einen bestimmten Betrag, rufen Sie Ihre Bank an. Steigen die überfälligen Forderungen, mahnen Sie noch am selben Tag. Ohne solche Schwellen bleibt die Liste ein Ritual ohne Folgen.

Die Montagszahlen ersetzen keine Buchhaltung. Sie sind grob, dafür kommen sie pünktlich. Für Entscheidungen im Alltag nützt eine grobe Zahl zur rechten Zeit mehr als eine genaue, die zu spät kommt.